一:会议承办前

1、建廷会展和会议主办方确定会议主题、会议内容及参会名单。
2、确定会议举办的确切时间。
与参会代表预约时间，并根据主要领导及会议代表时间来最终确定。
3、确定会议举办地点。
（1）根据会议需求及标准选择会议地点；
（2）实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。
（3）预订住宿房间、用餐标准、会议场地及娱乐项目，并商谈价格。
（4）建廷会展和会议主办方确定方案，签订合同，预付定金。
4、确定会议用车 根据参会人数，接送地点等制定用车路线及接送时刻表。
5、发布会议通知
6、准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿、签到表等会议相关物品。

二：会议中

1、会议接待：提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。
2、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮、投影仪等。
3、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
4、会议餐饮：用餐时间、用餐标准、餐卷的确认。
5、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
6、会议娱乐：娱乐形式、标准及地点的确认。
7、会议服务：为代表提供文秘服务及相关服务。

三：会议承办结束后:

1、建廷会展听取活动主办方的反馈 并在约定工作日内结账：建廷会展提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，核对并结账。
2、资料：会议后的资料收集，完成会议纪要并下发个各参会人员。