所需材料主要有三方面

（1）有关展览会的资料

展览设计包括展览会性质、规模、日期，参观者情况，参展企业数量，其他参展企业的展台情况，场地、设施（包括支柱、大门、地面、供水、供电、供气、供暖、空调、电压、消防设施、照明、通风等），技术数据，图纸，规章制度以及标准展架或者定制展架、展具等供应和限制等等。

（2）有关参展企业的资料

包括经营规模和内容，市场活动和位置，展出面积，展区位置，展台人员数量，展出目标，展出内容，展出活动，展出重点，形象要求，展台区域分配要求，道具要求，装修要求，设施要求，设备要求，图表，照片，标志，色彩，预期的观众量，服务要求，设计日程安排，展览设计预算安排等。 

（3）有关产品或展品的资料

包括性质、内容、种类、数量、形状、重量、尺寸、外观、特征、特点、重要性以及有无操作演示，有无技术要求等等。展览设计人员必须事先了解展品，若有挑选工作，最好让设计师参与。不能等到开幕前，打开箱子，让设计师在毫无准备的情况下摆出“艺术效果”来；如果设计人员不能见到展品，至少应见到照片，知道尺寸。项目经理在向设计人员提出设计要求之前，应当征询宣传、运输和其他方面的负责人的意见，以便不遗漏任何要求。无论使用什么样的设计人员，都要认真、充分地予以工作交代。